Integration · Außendienst

Claude & ChatGPT mit Apacta verbinden

Bitte deine KI, Projekte zu finden, Stunden zu erfassen, angemeldete Mitarbeitende anzuzeigen und Rechnungen in Apacta abzurufen. Sie arbeitet mit deinen Projekten, Kunden, Materialien, Formularen und Zeiteinträgen. So bekommst du Antworten aus dem Arbeitsalltag, ohne dich durch die App zu klicken.

Apacta kostenlos verbinden

Kostenloser Tarif, keine Kreditkarte erforderlich. Dauert etwa eine Minute.

Fragen Sie zum Beispiel

“Wer ist gerade eingestempelt?”
Die KI listet die aktiven Stempelvorgänge auf und zeigt dir, welche Mitarbeitenden eingestempelt sind und an welchem Projekt sie arbeiten.
“Erfasse für Jonas gestern 7,5 Stunden reguläre Arbeitszeit auf dem Projekt Vestergade.”
Sie findet Jonas, die Zeiterfassungsart und das Projekt und erstellt dann den Zeiteintrag.
“Lege den Kunden Hansen VVS ApS mit der CVR 12345678 an und starte ein Projekt für seine Badrenovierung.”
Sie erstellt den Kontakt mit Name und CVR und legt dann ein Projekt an, das mit diesem Kunden verknüpft ist.

Was Ihre KI tun kann

Projekte und Kunden

Suche, erstelle und aktualisiere Projekte und Kontakte, einschließlich Adresse, Status und CVR. Die KI kann auch die Dateien auflisten, die einem Projekt angehängt sind.

Zeiterfassung und Anwesenheit

Erfasse Arbeitszeiten, stemple ein und aus und sieh nach, wer eingestempelt ist. Zeiterfassungsarten wie Überstunden und Fahrzeiten lassen sich über ihren Namen auswählen.

Rechnungen, Ausgaben und Formulare

Rufe Rechnungen mit Positionen und Gesamtbeträgen ab, liste Ausgaben nach Projekt oder Lieferant auf und lies eingereichte Tagesberichte und Checklisten.

“Zeig mir die Tagesberichte, die diese Woche für Projekt 1042 eingereicht wurden.”
Sie listet die eingereichten Formulare für dieses Projekt und diesen Zeitraum auf und öffnet die Antworten, nach denen du fragst.
“Welche Rechnungen für Byg & Bo sind noch Entwürfe?”
Sie listet die nach Entwurfsstatus gefilterten Rechnungen des Kunden mit den jeweiligen Gesamtbeträgen auf.
“Was zahlen wir für Produkt 4410 und zu welchem Preis verkaufen wir es?”
Sie ruft das Produkt ab und zeigt den Einkaufs- und Verkaufspreis an.

104 Tools für Apacta

Diese Tools werden beim Verbinden aktiviert. Sie können jedes einzelne deaktivieren oder festlegen, dass es vor der Ausführung Ihre Freigabe benötigt.

add_a_new_contact_person_to_a_contactÄndert Daten
add_a_wall_postÄndert Daten
check_inÄndert DatenDen aktuellen Benutzer einstempeln, optional mit einer project_id und GPS-Koordinaten.
check_outÄndert DatenDen aktuellen Benutzer aus seinem aktiven Stempelvorgang ausstempeln.
create_a_new_project_statusÄndert Daten
create_contactÄndert DatenEinen Kontakt (Kunden) mit Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer und CVR erstellen.
create_expenseÄndert Daten
create_expense_lineÄndert Daten
create_formÄndert Daten
create_invoiceÄndert Daten
create_messageÄndert Daten
create_productÄndert DatenEin Produkt (Material) erstellen: name ist erforderlich; product_number, buying_price und selling_price nach Bedarf angeben.
create_projectÄndert DatenEin Projekt erstellen: name ist erforderlich; contact_id (Kunde), street_name, start_time und project_status_id nach Bedarf angeben.
create_project_defaultÄndert Daten
create_project_userÄndert Daten
create_taskÄndert Daten
create_time_entryÄndert DatenArbeitszeit für einen Mitarbeitenden erfassen: user_id und time_entry_type_id sind erforderlich; project_id und entweder from_time/to_time oder sum (Sekunden) angeben.
create_time_entry_typeÄndert Daten
create_userÄndert Daten
delete_a_contact_personLöscht Daten
delete_a_project_statusLöscht Daten
delete_clocking_recordLöscht Daten
delete_contactLöscht Daten
delete_expenseLöscht Daten
delete_expense_lineLöscht Daten
delete_formLöscht Daten
delete_invoiceLöscht Daten
delete_productLöscht Daten
delete_projectLöscht Daten
delete_project_documentLöscht Daten
delete_project_userLöscht Daten
delete_taskLöscht Daten
delete_time_entryLöscht DatenEinen einzelnen Zeiteintrag anhand seiner id löschen (als page_id übergeben). Kann nicht rückgängig gemacht werden.
delete_time_entry_typeLöscht Daten
delete_userLöscht Daten
get_a_contact_person
get_a_list_of_contact_people
get_a_single_project_status
get_city
get_clocking_record
get_company
get_contactEinen einzelnen Kontakt (Kunden) anhand von contact_id abrufen, einschließlich Adresse, E-Mail und Telefonnummer.
get_country
get_currency
get_expense
get_expense_line
get_formEin einzelnes eingereichtes Formular anhand von form_id mit seinen Antworten abrufen.
get_form_template
get_invoiceEine einzelne Rechnung anhand von invoice_id abrufen, einschließlich Positionen und Gesamtbeträgen.
get_invoice_line
get_productEin einzelnes Produkt anhand von product_id abrufen, einschließlich Einkaufs- und Verkaufspreis.
get_projectEin einzelnes Projekt anhand von project_id abrufen, einschließlich Kunde, Adresse, Status und Beschreibung.
get_project_document
get_project_user
get_time_entryEinen einzelnen Zeiteintrag anhand seiner id abrufen (als page_id übergeben).
get_time_entry_type
get_undelete
get_userEinen einzelnen Mitarbeitenden (Benutzer) anhand von user_id abrufen.
get_user_welcome_sms
list_clocking_recordsEin- und Ausstempelvorgänge auflisten; active=true setzen, um zu sehen, wer gerade eingestempelt ist.
list_companies
list_contactsKontakte (Kunden) nach Name, CVR, EAN oder Ort suchen.
list_countries
list_currencies
list_expense_lines
list_expensesAusgaben (Lieferantenrechnungen und Einkäufe) auflisten, gefiltert nach Projekt, Lieferant, Status, Betrag oder Datum.
list_form_templatesDie im Unternehmen verfügbaren Formularvorlagen auflisten.
list_formsEingereichte Formulare (Tagesberichte, Checklisten, Stundenzettel) auflisten, gefiltert nach Projekt, Mitarbeitendem, Vorlage oder Zeitraum.
list_has_projects_with_custom_statuses
list_invoicesRechnungen auflisten, gefiltert nach Kunde, Projekt, Rechnungsnummer, Entwurfs-/Sperrstatus oder Zeitraum.
list_page_messages
list_pages_list_wall_posts
list_productsProdukte (Materialien) nach Name, Produktnummer oder Barcode suchen.
list_project_documents_list_projects_files
list_project_filesAlle Dateien auflisten, die einem Projekt (project_id) angehängt sind.
list_project_statusesProjektstatus auflisten (z. B. Angebot, laufend, abgeschlossen). Ihre IDs verwenden, um nach dem Status eines Projekts zu filtern oder ihn festzulegen.
list_project_users
list_projectsProjekte nach Name, Kunde (contact_id), Status oder Start-/Ereignisdatum suchen.
list_subscription_self_services
list_tasks
list_time_entriesZeiteinträge auflisten, gefiltert nach user_id, project_id, form_id oder Zeitraum.
list_time_entry_typesZeiterfassungsarten auflisten (z. B. reguläre Arbeitszeit, Überstunden, Fahrzeiten). Ihre IDs beim Erstellen von Zeiteinträgen verwenden.
list_usersMitarbeitende (Benutzer) auflisten, gefiltert nach Name, E-Mail oder Aktivstatus.
search_cities
search_company_settings
search_invoice_lines
update_clocking_recordÄndert Daten
update_contactÄndert DatenName, Adresse, E-Mail, Telefonnummer oder CVR eines Kontakts anhand von contact_id aktualisieren.
update_contact_edit_contact_personÄndert Daten
update_expenseÄndert Daten
update_expense_lineÄndert Daten
update_formÄndert Daten
update_invoiceÄndert Daten
update_pageÄndert Daten
update_productÄndert Daten
update_projectÄndert DatenName, Kunde, Adresse, Status oder Beschreibung eines Projekts aktualisieren. project_id und name sind erforderlich.
update_project_documentÄndert Daten
update_project_update_project_statuseÄndert Daten
update_taskÄndert Daten
update_time_entry_typeÄndert Daten
update_undeleteÄndert Daten
update_userÄndert Daten
upload_product_imageÄndert Daten
upload_user_imageÄndert Daten

In drei Schritten einrichten

1
App auswählen
Erstellen Sie ein kostenloses HeyMyApps-Konto und wählen Sie Apacta aus der App-Liste.
2
Schlüssel einfügen
Füge deinen Apacta-API-Schlüssel ein. Gehe in Apacta zu Settings > Additional settings, klicke auf 'Show API key' und kopiere den Schlüssel. Er gehört zu deinem eigenen Apacta-Benutzer.
3
Link zu Ihrer KI hinzufügen
Sie erhalten einen persönlichen MCP-Link. Fügen Sie ihn in Claude, ChatGPT oder Cursor hinzu:
1. Klicken Sie auf Ihren Namen und dann auf Einstellungen › Konnektoren › Benutzerdefinierten Konnektor hinzufügen.
2. Fügen Sie Ihren Link als URL des Remote-MCP-Servers ein.
3. Aktivieren Sie den Konnektor über das +-Menü in einem Chat.

Fragen

Was kann die KI in Apacta tun?

Die KI kann Projekte, Kontakte und Produkte suchen und erstellen, Arbeitszeiten erfassen, Mitarbeitende ein- und ausstempeln sowie Rechnungen, Ausgaben und eingereichte Formulare lesen. Du entscheidest, welche dieser Tools aktiviert sind.

Kann die KI meinen Apacta-API-Schlüssel sehen?

Nein. Deine Apacta-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und der KI niemals angezeigt. Nach dem Speichern werden sie nicht erneut angezeigt, auch dir nicht. Die KI sieht nur die Ergebnisse der Tools, die sie aufruft.

Kann ich festlegen, was die KI tun darf?

Ja. Du wählst aus, welche Tools aktiviert sind, und kannst die KI bei Bedarf auf Lesezugriff beschränken. Riskante Aktionen wie das Löschen eines Zeiteintrags können vor der Ausführung deine Freigabe erfordern. Jeder Tool-Aufruf wird protokolliert.

Funktioniert das mit ChatGPT?

Ja. Gehe in ChatGPT zu Settings › Apps & Connectors › Advanced, aktiviere den Entwicklermodus und füge dann deinen HeyMyApps-Link hinzu. Der Entwicklermodus erfordert einen kostenpflichtigen ChatGPT-Tarif: Plus, Pro, Business oder Enterprise. Derselbe Link funktioniert auch in Claude (Settings › Connectors › Add custom connector), Cursor und anderen MCP-Clients.

Was kostet das?

HeyMyApps bietet einen kostenlosen Tarif ohne Kreditkarte. Kostenpflichtige Tarife werden pro abgeschlossener Aufgabe abgerechnet. Du brauchst außerdem ein eigenes Apacta-Konto.

Kann die KI Zeiteinträge in Apacta löschen?

Nur wenn du das Tool delete_time_entry aktivierst. Es löscht einen einzelnen Zeiteintrag. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Du kannst vor der Ausführung eine Freigabe verlangen oder das Tool deaktiviert lassen.