Integration · Projekte und Aufgaben

Claude & ChatGPT mit Yoobi verbinden

Frage deine KI, wie viele Stunden diesen Monat für ein Projekt erfasst wurden oder wer noch Resturlaub hat, oder bitte sie, Zeiten in Yoobi zu erfassen. Sie kann Kunden, Kontaktpersonen und Projekte suchen und anlegen, Stunden und Kosten erfassen, Urlaubsanträge und Auslagenabrechnungen einreichen sowie Planung, Ausgangsrechnungen und CRM-Aufgaben auslesen. So erhältst du Antworten auf alltägliche Verwaltungsfragen, ohne jedes Modul einzeln zu öffnen.

Yoobi kostenlos verbinden

Kostenloser Tarif, keine Kreditkarte erforderlich. Dauert etwa eine Minute.

Fragen Sie zum Beispiel

“Erfasse für gestern 3 Stunden für das Projekt WEB-204 und die Aktivität Design.”
Die KI erfasst den Zeiteintrag mit Datum, Projekt, Aktivität und Mitarbeiter.
“Welche Stunden wurden im September für das Projekt WEB-204 erfasst?”
Sie listet die Zeit- und Kostenbuchungen für diesen Monat und dieses Projekt auf.
“Wie viel Resturlaub hat Sofie dieses Jahr?”
Sie findet Sofies Mitarbeiterdatensatz und zeigt ihren Resturlaub an.

Was Ihre KI tun kann

Stunden und Planung

Erfasse Zeiten, Kosten und Mengen, liste Buchungen pro Monat auf und lies die geplanten Stunden pro Mitarbeiter aus.

Kunden und Projekte

Suche, erstelle und aktualisiere Kunden und Projekte, füge Kontaktpersonen hinzu und sieh dir die Verkaufschancen und Aufgaben eines Kunden im CRM an.

Urlaub, Auslagen und Rechnungen

Reiche Urlaubsanträge und Auslagenabrechnungen ein, prüfe den Resturlaub und suche Ausgangsrechnungen nach Status.

“Welche Rechnungen aus August sind noch nicht bezahlt?”
Sie durchsucht die Ausgangsrechnungen aus August nach Status und listet diejenigen auf, die nicht als bezahlt markiert sind.
“Lege den Kunden Bakker BV an und füge Jan de Vries als Kontaktperson hinzu.”
Sie prüft, ob der Kunde bereits vorhanden ist, legt ihn an und fügt die Kontaktperson hinzu, die sie über den Kundencode zuordnet.
“Welche meiner CRM-Aufgaben sind überfällig?”
Sie sucht nach offenen CRM-Aufgaben, die dir zugewiesen sind und deren Frist abgelaufen ist.

87 Tools für Yoobi

Diese Tools werden beim Verbinden aktiviert. Sie können jedes einzelne deaktivieren oder festlegen, dass es vor der Ausführung Ihre Freigabe benötigt.

create_change_declaration_period_stateÄndert Daten
create_check_declaration_period_stateÄndert Daten
create_contact_personÄndert DatenErstelle eine Kontaktperson mit `email`, `gender`, `firstname` und `lastname` und ordne sie über `customer_code` oder `customer_id` einem Kunden zu.
create_crm_saleÄndert Daten
create_crm_sale_detailÄndert Daten
create_customerÄndert DatenErstelle einen Kunden mit Name, Code, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adressen, Umsatzsteuer-ID und Handelskammernummer (KvK). Suche zuerst nach vorhandenen Kunden, um Duplikate zu vermeiden.
create_dossierfileÄndert Daten
create_employeeÄndert Daten
create_expenseÄndert DatenErstelle eine Auslagenabrechnung für einen Mitarbeiter: `amount_inc` (Betrag einschließlich Umsatzsteuer), Datum, Kategorie, Umsatzsteuerpositionen, Zahlungsmethode und optionale Beleganhänge.
create_insight_reportÄndert Daten
create_insight_source_refreshÄndert Daten
create_invoiceÄndert Daten
create_invoice_createFür andere sichtbar
create_invoice_sendFür andere sichtbar
create_leave_requestÄndert DatenReiche einen Urlaubsantrag für einen Mitarbeiter ein: `start_date`, `end_date`, `leave_type_id` sowie optional Stunden pro Tag und eine Beschreibung.
create_messageFür andere sichtbar
create_orderÄndert Daten
create_projectÄndert DatenErstelle ein Projekt mit Name, Code, Kunde, Datumsangaben, Budget, Aktivitäten und Projektrollen.
create_project_external_approvalÄndert Daten
create_project_external_approval_actionÄndert Daten
create_project_template_duplicateÄndert Daten
create_projectrateÄndert Daten
create_taskÄndert Daten
delete_customerLöscht Daten
delete_declarationsBewegt Geld
delete_employeeLöscht Daten
delete_projectLöscht Daten
delete_taskLöscht Daten
find_employee_by_emailFür andere sichtbarFinde einen Mitarbeiter anhand seiner E-Mail-Adresse `email`.
get_contact
get_customerRufe einen Kunden anhand von `customercode` mit Adressen, Kontaktpersonen und Kundenbetreuern ab.
get_declaration
get_document
get_dossierfile
get_employeeRufe einen Mitarbeiter anhand von `employee_number` ab.
get_employee_contract
get_expense
get_filterparam
get_invoiceRufe eine Ausgangsrechnung anhand von `invoice_number` ab.
get_leave_application
get_product
get_projectRufe ein Projekt anhand von `project_code` ab.
get_project_insight
get_projectrate
get_report
get_report_direct_get
get_selection
get_task
list_categories
list_crm_sale_details
list_customer_by_meta
list_customer_salesListe die CRM-Verkaufschancen eines Kunden (`customer_id`) auf, optional gefiltert nach `term`.
list_customfields
list_departments
list_dossierdocumenttypes
list_dossierfile_lists
list_insight_source_fields
list_insight_sources
list_leave_balancesZeige den Resturlaub der Mitarbeiter für ein Jahr an, optional für einen einzelnen Mitarbeiter.
list_orders
list_planningListe die geplanten Stunden für `year` und optional `month` auf, optional für einen einzelnen Mitarbeiter.
list_project_all_codes
list_project_external_approvals
list_registrationsListe Zeit- und Kostenbuchungen (Abrechnungen) für `year` und `month` auf, optional nach Mitarbeiter, Projekt oder Tag.
log_registrationFür andere sichtbarErfasse Stunden, Kosten oder Mengen: `date` (dd-MM-yyyy), `type` (time, cost oder number), den Wert, Projekt und Aktivität sowie den Mitarbeiter. Nutze dies zum Schreiben von Zeiteinträgen.
retrieve_report_output
save_crm_taskÄndert DatenErstelle eine CRM-Aufgabe oder aktualisiere eine vorhandene durch Übergabe von `crm_task_id`. Lege Betreff, Beschreibung, Kunde, zuständige Person (`username`), Aufgabentyp, Priorität, geplantes Datum und Frist (dd-mm-yyyy) fest.
search_contact_personsSuche Kontaktpersonen nach Name, Kundenname, Kundencode oder Stichwort.
search_contacts_get_api_customer_search_contact_person
search_crm_tasksSuche CRM-Aufgaben nach Status (open, finished, cancelled), Kunde, zuständiger Person, Aufgabentyp, Zeitraum oder Überfälligkeit.
search_customersSuche Kunden (Geschäftsbeziehungen) nach `name` oder `term`, `status` oder Kategorie, mit seitenweiser Ausgabe. Nutze dies, um einen Kundencode zu finden.
search_employeesListe Mitarbeiter nach Status (active, inactive, all) auf, mit seitenweiser Ausgabe.
search_expensesSuche Auslagenabrechnungen für `year` und optional `month` nach Status oder Mitarbeiter.
search_invoicesSuche Ausgangsrechnungen für `year` und optional `month` nach Status, etwa approved, sent oder paid, und Rechnungstyp.
search_leave_requestsSuche Urlaubsanträge für `year` nach Status (applied, approved, rejected) oder Mitarbeiter.
search_products
search_projectsSuche Projekte nach `term`, `status` (active, closed, all) oder Kunde, optional einschließlich Aktivitäten, Budget und Rollen.
search_purchase_invoices
update_customerÄndert DatenAktualisiere einen Kunden anhand von `customercode`; nur die übergebenen Felder werden geändert.
update_employeeÄndert Daten
update_employee_contractÄndert Daten
update_paymentÄndert Daten
update_payment_post_api_invoice_set_invoice_paymentÄndert Daten
update_productsFür andere sichtbar
update_projectÄndert DatenAktualisiere ein Projekt anhand von `project_code`; nur die übergebenen Felder werden geändert.
update_reportÄndert Daten
update_taskÄndert Daten

In drei Schritten einrichten

1
App auswählen
Erstellen Sie ein kostenloses HeyMyApps-Konto und wählen Sie Yoobi aus der App-Liste.
2
Schlüssel einfügen
Füge die Client-ID und das Client-Secret einer externen Yoobi-Verknüpfung ein. Dein Yoobi-Abonnement muss das API-Modul enthalten. Gehe in Yoobi zu Administration › Integrations › Yoobi external links, füge über die Schaltfläche + eine Verknüpfung hinzu und gib ihr einen Namen. Kopiere client_id und client_secret aus dem Tab „Daten der externen Verknüpfung“ und erteile im Tab „API-Rechte“ die benötigten Berechtigungen.
3
Link zu Ihrer KI hinzufügen
Sie erhalten einen persönlichen MCP-Link. Fügen Sie ihn in Claude, ChatGPT oder Cursor hinzu:
1. Klicken Sie auf Ihren Namen und dann auf Einstellungen › Konnektoren › Benutzerdefinierten Konnektor hinzufügen.
2. Fügen Sie Ihren Link als URL des Remote-MCP-Servers ein.
3. Aktivieren Sie den Konnektor über das +-Menü in einem Chat.

Fragen

Was kann die KI in Yoobi tun?

Die KI kann Kunden, Kontaktpersonen, Projekte, Mitarbeiter, Zeit- und Kostenbuchungen, Planungsdaten, Urlaubsanträge und Urlaubskonten, Auslagenabrechnungen, Ausgangsrechnungen, CRM-Verkaufschancen und CRM-Aufgaben suchen und auslesen. Sie kann Kunden und Projekte erstellen und aktualisieren, Kontaktpersonen hinzufügen, Buchungen erfassen, Urlaubsanträge und Auslagenabrechnungen einreichen sowie CRM-Aufgaben erstellen oder aktualisieren.

Sieht die KI meine Yoobi-Zugangsdaten?

Nein. Deine Yoobi-Client-ID und dein Client-Secret werden verschlüsselt gespeichert und der KI niemals angezeigt. Nach dem Speichern werden sie nicht erneut angezeigt, auch dir nicht. Die KI sieht nur die Ergebnisse der Tools, die sie aufruft.

Kann ich steuern, was die KI tun darf?

Ja. Du bestimmst, welche Tools aktiviert sind, und kannst zunächst nur Lesezugriffe erlauben. Das Erfassen von Stunden, Einreichen von Urlaubsanträgen und Erstellen von Auslagenabrechnungen schreibt Daten in deine Yoobi-Verwaltung. Für diese Aktionen kann vor der Ausführung deine Freigabe erforderlich sein. Die Berechtigungen, die du im Tab „API-Rechte“ in Yoobi erteilst, begrenzen zusätzlich den Zugriff der Verbindung. Jeder Tool-Aufruf wird protokolliert.

Funktioniert das mit ChatGPT?

Ja. Öffne in ChatGPT Settings › Apps & Connectors › Advanced, aktiviere den Entwicklermodus und füge deinen HeyMyApps-Link hinzu. Der Entwicklermodus erfordert einen kostenpflichtigen ChatGPT-Tarif: Plus, Pro, Business oder Enterprise. Derselbe Link funktioniert auch in Claude (Settings › Connectors › Add custom connector), Cursor und anderen MCP-Clients.

Was kostet das?

Yoobi wird über OAuth verbunden. OAuth-Verbindungen erfordern den HeyMyApps-Tarif Pro oder höher. HeyMyApps bietet auch einen kostenlosen Tarif ohne Kreditkarte, der diese Verbindung jedoch nicht umfasst. Kostenpflichtige Tarife werden pro abgeschlossener Aufgabe abgerechnet. Du benötigst außerdem ein eigenes Yoobi-Abonnement mit dem API-Modul.

Was brauche ich in Yoobi für die Verbindung?

Dein Yoobi-Abonnement muss das API-Modul enthalten. Erstelle dann unter Administration › Integrations › Yoobi external links eine externe Verknüpfung, kopiere deren client_id und client_secret und lege im Tab „API-Rechte“ fest, worauf die Verknüpfung zugreifen darf. Füge die Client-ID und das Client-Secret in HeyMyApps ein.